Uitnodigen
Om bestaande medewerkers in het systeem uit te nodigen voor een nieuw evenement kan je ze een uitnodiging versturen. Dit is een apart commando die net even iets anders doet dan een gewoon mailtje sturen.
Algemene werking
Het uitnodigen van een groep medewerkers voor een bepaald evenement gaat als volgt:
- Zorg dat de periode, waarvoor je de mensen wilt uitnodigen open staat voor inschrijven
- Maak in de medewerkers-lijst een selectie van de mensen, die je wilt gaan uitnodigen. In de paragraaf hieronder staan verschillende manieren om dit te doen.
- Kies het commando “uitnodigen voor ……”. (NB: kies dus niet het mail commando)
- Schrijf de mail-tekst
- En verstuur
De medewerkers die je hebt uitgenodigd, krijgen in de betreffende periode de status “uitgenodigd”. Wanneer ze zich daadwerkelijk inschrijven, krijgen ze de status “aangemeld”. Op deze manier kan je precies volgende hoe het met de inschrijvingen gaat.
Selectie maken
Om de juiste selectie te maken van de medewerkers, kun je een van de volgende methodes gebruiken.
NB: Je kunt ook meerdere van de onderstaande stappen uitvoeren en uitnodigingen versturen. Als er overlaap in de selecties zit is dat niet erg, want: als iemand al op een of andere manier aan de betreffende periode is gekoppeld, dan wordt ie bij een nieuwe uitnodiging overgeslagen. Een persoon kan dus nooit 2 uitnodigingen ontvangen.
- Het hele medewerkersbestand
Let op dat je misschien mensen mailt, die al heel lang niet hebben meegewerkt of die zich ooit hebben aangemeld, maar uiteindelijk nooit hebben meegewerkt. Zorg dat je mensen geen ongewenste mails bezorgd.- ga naar medewerkers
- filter op “alle perioden”
- selecteer alle medewerkers (eerst de checkbox boven aan de lijst en dan de “selecteer alle ..” link op de gele regel)
- Alle medewerkers die vorig jaar hebben meegewerkt (en eventueel ook die van het jaar ervoor)
- ga naar medewerkers
- filter op de periode van vorig jaar en de status “actief”.
- selecteer alle medewerkers (eerst de checkbox boven aan de lijst en dan de “selecteer alle ..” link op de gele regel)
- Een andere selectie
Wanneer je een ingewikkelder selectie wilt doen, dan zou je gebruikt kunnen maken van een tag.- maak speciaal hiervoor een tag aan, bv “uitgenodigd 2021”.
- ken de tag toe aan de medewerkers, die je wilt uitnodigen door de volgende 2 stappen meerdere malen uit te voeren totdat je iedereen hebt gehad:
- maak in het medewerkersoverzicht een selectie (bv op periode/status of een andere tag of zoek een paar lossen personen op, die je zeker weten wilt uitnodigen)
- koppel de speciale tag, die je hebt aangemaakt, aan deze medewerkers.
- Nu hebben alle mensen, die je wilt uitnodigen, de betreffende tag.
- Filter nu het overzicht op die betreffende tag. NB: en zorg ook dat je alle andere filterdropdowns op “alle …” hebt staan.
- Selecteer dan al deze medewerkers (eerst de checkbox boven aan de lijst en dan de “selecteer alle ..” link op de gele regel)