inschrijfmodule

Vast onderdeel van de applicatie is een inschrijfmodule, waarmee medewerkers zich zelf online kunnen inschrijven/aanmelden voor een evenement.

Werking

Een (potentiele) medewerker kan zichtzelf inschrijven via unieke url (te vinden in bij de periode-instellingen). Daar dient hij eerst zijn emailadres in te vullen, waarna een link naar het vervolg van het inschrijven wordt toegestuurd (deze stap is bedoeld om het email-adres van de persoon te verifieren). Bij de vervolgstap van de aanmelding kan de medewerker zijn gegevens invullen, zijn voorkeuren voor een bepaalde functie en aangeven wanneer ie niet aanwezig is.
Een (potentiele) medewerker doorloopt bij een normale inschrijving de volgende statussen:

  • email: de medewerkers heeft z’n email-adres ingevuld op het eerste scherm van het inschrijfformulier. Wanneer een medewerker lange tijd deze status behoud, kan het zijn dat de medewerker zich wilde inschrijven, maar het proces nog niet heeft afgemaakt (je kan hem dan een bevestigingsmail hersturen) of iemand heeft een verkeerd emailadres ingevuld en heeft de mail nooit ontvangen (deze medewerker kan je verwijderen of loskoppelen van de periode).
  • uitgenodigd: de medewerker heeft een uitnodiging vanuit de applicatie ontvangen met een bevestigingslink erin. Wanneer een medewerker lange tijd deze status behoud, kan ie het vergeten zijn en kan je ‘m opnieuw uitnodigen Of het was een oud of niet-bestaand emailadres en heeft de medewerker dus nooit een mail nooit ontvangen (deze medewerker kan je verwijderen of loskoppelen van de periode). Wanneer uiteindelijk niet wordt gereageerd op uitnodigingen, kun je het beste de medewerker uit de periode halen (loskoppelen).
  • bevestigd: de medewerker heeft de link gevolgd, die hij in een bevestigingsemail (of een hersturing daarvan of een uitnodiging uit het programma, zie commando’s  bij ((medewerkers))) heeft gekregen. Deze status heeft de medewerker meestal niet lang, want bij bevestiging verschijnt het vervolgformulier en wanneer hij deze invult, krijgt hij de status ‘aangemeld’. Wanneer een medewerker lange tijd deze status behoud, kan het zijn dat de medewerker zich wilde inschrijven, maar het process nog niet heeft afgemaakt (je kan hem dan een bevestigingsmail hersturen).
  • aangemeld: de medewerker heeft het inschrijfproces helemaal afgemaakt en staat met al z’n gegevens in het programma.
  • aangenomen: de medewerker is aangenomen, maar nog niet actief (deze status kan je bijvoorbeeld gebruiken om bij te houden welke mensen je een email hebt gestuurd dat ze zijn aangenomen).
  • actief: de medewerker is actief voor deze periode en kan worden ingedeeld op diensten (LET OP: een medewerker deze status moet hebben om ingedeeld te kunnen worden).
  • afgewezen: De medewerker had zich aangemeld, maar is afgewezen.
  • afgezegd: De medewerker heeft zich afgemeld.

 

Resultaten

De resultaten van een inschrijving komen terecht in de applicatie bij medewerkers. In dat overzicht kan worden gefilterd op periode en op aanmeldstatus. Ook kunnen in dat overzicht de voorkeuren en absenties van de persoon worden bekeken en kan de status van een medewerker worden gewijzigd.

Instellingen

Inschrijfformulier instellingen kunnen/moeten voor elke periode apart worden ingesteld bij de instellingen van de periode. Per periode kan worden ingesteld of het formulier online is, of ze op het formulier ook aan moeten geven wanneer ze niet kunnen en voor welke data en tijden ze dat kunnen aanvinken.